به عنوان یک مالک تجارت کوچک یا متوسط(SMB) باید تا بحال مخفف‌های سنگینی مثل ERP، HRM و غیره به گوش شما خورده باشد. زمانیکه ارزش این سیستم‌های همه گیر را دریافتید معمولا باید صبر کنید تا جریان مالی مجزایی برای پرداخت هزینه آن‌ها داشته باشید.

محصولات قدمت دار این‌چنینی برای شرکت‌های بزرگ و جیب‌های بزرگشان طراحی شده اند. با اینکه اکثر مواقع کاربرد آن‌ها دقیقا همان چیزی است که نیاز دارید، اما پیچیدگی و قیمت آن‌ها اینگونه نیست.

مالکین SMB دیدگاهی مشابه به مدیریت فرایند کسب و کار(BPM) دارند. "برای بازیکنان بزرگ است. حتی اگر بتوانم از آن در شرکتم استفاده کنم، از پس هزینه‌اش بر نمی‌آیم." شما فرض می‌کنید که BPM نظمی ‌پیچیده و خارج از حد بودجه، تخصص و دیدگاه عملکردی شماست.

بنابراین هرگاه که سخن از رسیدگی به فرایندهای تجاری شما می‌شود، همان کاری را می‌کنید که همیشه انجام می‌دادید- یاد می‌گیرید که چگونه باید خودتان آن را انجام دهید. مشکل اینجاست که تا ابد در حال تنظیمات خواهید بود، سعی می‌کنید دوچرخه خود را کارآمدتر کنید در حالیکه می‌توانید در یک ماشین خودکار نشسته باشید.

داشتن جریان کاری خودکاربسیار هیجان انگیز است. وقتی این امکان وجود داشته باشد که با فشار دادن یک دکمه تمام‌ کار‌ها به طور خودکار انجام پذیرند، احساس بسیار خوبی به انسان دست می دهد.

اما دیگر قرار نیست که شما تمام فرآیند‌های کاری خود را خودکار کنید. بالاخره هر کس از عهده کپی گرفتن از اسناد کاری خود برمی آید، این طور نیست؟

نباید تمام کار‌های پیش پا افتاده را در تمام بخش‌ها به صورت خودکار انجام داد.

چرا؟

خوب بهتر است اول چند سوال بنیادی را مطرح کنیم.