یکی از نتایج مدیریت فرآیند پس از ترسیم نقشه فراگیر فرآیند، ارتباط آن با ساختار سازمانی می باشد. اما پیش نیاز برقراری این ارتباط بگونه ای که چیدمان ساختاری را با توجه به نتایج و تغییرات فرآیندی مورد بازنگری و تغییر قرار دهد، فراهم آوردن بستری است که در آن فرآیندها تا ریزترین سطوح فعالیت ها شناسایی و احصاء گردیده و نیز، نیاز سنجی و کار سنجی لازم در مورد شرح فعالیت ها با نگاه فرآیندی صورت پذیرفته باشد.

در این راستا روش ارئه شده به تدوین شرح فعالیت ها با نگاه فرآیندی به عنوان زمینه ساز پیشنهاد ساختاری می پردازد. تهیه شناسنامه فرآیندها، ریز نمودن فعالیت ها تا سطحی که قابل زمان سنجی بوده می باشد، تعیین ورودیها و خروجیهای هر یک از ریز فعالیتها در هر یک از زیر فرآیندها و تخصیص هر یک از فعالیتها در قالب شرح وظایف منجر به تدوین شرح فعالیتهای پستهای سازمانی با نگاه فرآیندی گردیده است.

برای ادامه مطالعه این مقاله و دانلود فایل PDF آن،اینجا را کلیک کنید.

در طول ۱۵ سال تجربه حضور در حوزه مدیریت فرایند و تجربه یک سال و نیم گذشته که بر روی برگزاری دوره های آموزشی تمرکز ویژه ای داشتیم، پیشنهادات زیادی جهت انجام پروژه های مدیریت فرایند دریافت میکردیم لیکن به دلیل کمبود منابع (نیروی متخصص)، فرصت انجام چندین پروژه همزمان برایمان مقدور نبود.

حالا با توجه به تجربیات موفقی که پشت سر داشتیم،خواهان گسترش فعالیت خود بهمراه کادر متخخص جدید،برای آموزش بیشتر و گسترده تر هستیم.

ولی سبک اجرای پروژه های مدیریت فرایند توسط تیم ما با سایرین کمی متفاوت است که برخی از تفاوتها اشاره میکنیم:

متدولوژی که توسط شرکت ARIS در سال ۱۹۹۹ برای SAP ارائه شده است AVE نامیده می‌شود.  ARIS این متدولوژی را بر اساس چارچوب فرآیندهای کسب و کار این شرکت که خانه ARIS نامیده می‌شود ارائه میدهد. این چارچوب در مدیریت فرایند یک روش مدل‌سازی کل نگرانه است.

متدولوژی ARIS یکی از متدولوژی‌های جامع و معتبر در مدیریت فرایند در سطح دنیا است اما وابستگی زیادی به ابزار ARIS دارد. همچنین دسترسی به جزییات آن  تنها در صورت خرید محصولات ARIS امکان‌پذیر است. تغییراتی که ARIS در سازمان ایجاد می‌کند از نوع تغییرات یکباره و رادیکال نیست، از این‌رو سازمان را با چالش جدی مواجه نمی‌سازد.

چارچوب ARIS

خانه ARIS همانطور که پیشتر گفته شد یک شیوه کل نگرانه مدل‌سازی و مدیریت فرایند محسوب می‌شود. همانطور که در تصوير زیر مشهود است خانه ARIS  از سه ستون و یک سقف تشکیل شده است. ستون‌ها در این مدل نمایانگر داده، کنترل و عملکرد هستند و سقف نمایانگر کل سازمان است. سقف و ستون‌ها نمادی از دیدهای مختلفی است که باید هنگام مدل‌سازی در نظر داشته باشیم.

در دید سازمانی، ساختار سازمانی و ویژگی‌های جزئی نهادهای سازمانی شامل روابط نهادها، موقعیت آنها، نقش‌ها، مهارت‌ها و اشخاص در ارتباط با آنها مد نظر است.

در ستون داده، داده‌هایی که برای عملکرد فرآیندها لازم هستند تحلیل می‌شوند. در این بخش، نمودارهای ارتباط نهادها  برای تحلیل داده‌ها استفاده می‌شود.

در دید وظیفه‌ای اهداف و زیر هدف‌های سازمان به طور کامل شناسایی می‌شوند. باید به این نکته توجه کرد که که یک زیر هدف می‌تواند در سطحی بالاتر در تعدادی از اهداف حضور داشته باشد. برای مثال زیر هدف “کاهش زمان اجرای فرآیند کسب و کار” در اهداف “افزایش رضایت مشتری” و “کاهش کلی هزینه‌ها” نهفته است. در یک سطح پایین‌تر، هر زیرهدف با مجموعه‌ای از وظیفه‌ها که در برآورده ساختن اهداف یا زیرهدف‌ها مشارکت دارند در ارتباط است. وظیفه‌ها پس از آن به صورت سلسله مراتبی تا رسیدن به سطحی که مطلوب پروژه است شکسته می‌شوند.

هر بخش از سه سطح تشکیل می‌شود: سطح مفهومی، سطح معماری و سطح پیاده سازی.

برای مطالعه کامل این متدولوژی اینجا را کلیک کنید. 

یکی از چارچوب‌های اجرایی پروژه‌های BPM یا مدیریت فرایند توسط جان جستون و یوهان نلیس در سال ۲۰۰۸ ارائه شده است. جان جستون بیش از ۳۰ سال در زمینه تجارت و IT فعال بوده است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت پروژه بخشی از زمینه‌های تخصص وی محسوب می‌شوند. جستون تا کنون مشاور بسیاری از سازمان‌ها در زمینه استراتژی و پیاده‌سازی پروژه های فرآیند محور بوده است.

یوهان نلیس نیز تجربیان فراوانی در گوشه و کنار جهان به عنوان مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته است. وی متخصص تطبیق فرآیندها با استراتژی، اهداف کسب و کار و IT است.

در همة پروژه‌ها فاز شروع، فاز اولية پروژه است، جايي كه يكي از واحدهاي سازماني براي بهبود كسب و كار انتخاب مي‌شود، و حوزه‌هاي پروژه مشخص شده، پايه‌ريزي شده و در نهايت پروژه آغاز مي‌گردد. از اين نقطه، فازهاي درك خلاقيت، توسعه و پياده‌سازي مورد استفاده قرار مي‌گيرند تا تك تك زير پروژه‌هاي پروژه را راهنمايي كرده و اين اطمينان حاصل شود كه تمامي زير پروژه‌ها از يك شيوه يا چارچوب يكسان پيروي مي‌كنند.

در طول مراحل نهايي پروژه، تيم پروژه، بايد كار خود را تا درك ارزش يا سود مورد انتظار توسط سازمان ادامه دهد تا اين اطمينان حاصل گردد كه مرحلة گذار از یک پروژه به عمليات عادي كسب و كار (كسب و كار به صورت معمول) اتفاق افتاده است. اين مرحله پروژه را از حالت پروژه‌اي صرف خارج كرده و آن را به عملكردي پايدار تبديل خواهد كرد.

در طول كل پروژه باید به «عناصر حياتي» شامل مديريت پروژه، مديريت تغيير افراد و رهبري مورد قبول افراد توجه داشت. بدون وجود اين عناصر حياتي در پروژه، ريسك پروژه به صورت مشخصي افزايش خواهد يافت.

هر چارچوبي كه توسط سازمان اتخاذ شود لازم است كه به قدر كافي نسبت به ساختار سازمان انعطاف‌پذير و جامع باشد تا هر كدام از زير پروژه‌ها، با برنامه‌ها و شيوه‌هاي سازماني مطابقت داشته باشد.

چارچوب ارائه شده توسط جستون- نلیس علاوه بر اينكه نشان مي‌دهد كارها چگونه بايد در هر فاز مدیریت فرایند انجام شوند، ارتباط ميان فازها را هم بيان مي‌كند.

برای مطالعه ادامه این چارچوب کاربردی در  حوزه مدیریت فرایند به این صفحه مراجعه نمایید. 

ماتیاس وسک این چارچوب را در سال ۲۰۰۷ ارائه کرده است. این چارچوب با توجه به چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است. چارچوبی که معرفی می‌شود، با بررسی کردن فازهایی که برای توسعه‌ی کاربردهای فرآیند کسب و کار الزامی هستند، یک دید گسترده و پروژه محور دارد. و رویکردی همزمان از بالا به پایین و پایین به بالا دارد.

همانطور که پیشتر ذکر شد، این چارچوب همه مراحل چرخه حیات BPM یا مدیریت فرایند را پوشش می‌دهد و از این نظر  چارچوب جامعی است. اما فازها و گام‌های این چارچوب فاقد جزئیات لازم برای پیاده‌سازی آن هستند و چارچوب تنها به بیان کلیات اکتفا کرده است. هر چند این موضوع باعث انعطاف‌پذیری چارچوب شده است؛ اما ریسک استفاده از آن را افزایش می‌دهد.

فاز ۱: استراتژی و سازمان

نخستین فاز این چارچوب در مدیریت فرایند، فاز استراتژی و سازمان است. این فاز از فرآیندهای اختصاصی کسب و کار عملیاتی مستقل است، زیرا با شناسایی استراتژی کلی کسب و کار و اهداف مربوطه سر و کار دارد. در این فاز، اهداف استراتژیک همانند اهداف عملی، ماموریت، چشم­انداز و …. تعیین می‌شوند. سازمان به شیوه‌ای پی‌ریزی می‌شود که فرآیندهای کسب و کار بتوانند با موفقیت در کمپانی پیاده‌سازی شوند.  بنابراین فهم و شناخت استراتژی کسب و کار برای شناخت و بهبود فرایندها امری ضروری است.

برای مطالعه کامل این مطلب اینجا را کلیک کنید. 

جیمز چانگ بنیانگذار و رئیس شرکت مشاورین Ivy می‌باشد. وی تجربیات گسترده‌ای در زمینه‌ی پیاده‌سازی راه‌کارهای کسب و کار با قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) و راه‌کارهای یکپارچگی فرآیند- محور برای ۵۰۰ شرکت Fortune دارد. آقای چانگ مقالات زیادی در باب مدیریت فرایندهای کسب و کار و یکپارچه­سازی کاربردی سازمان نوشته است.

چارچوب چانگ در کل رویکردی از بالا به پایین دارد. یعنی در ابتدا سطوح بالای سازمانی را درگیر پروژه می‌کند و بعد به سطوح پایین‌تر می‌پردازد. تغییراتی که این متدولوژی در سازمان ایجاد می‌کند تغییراتی بنیادین است؛ هر چند نمی‌توان آن را یک متدولوژی رادیکال از لحاظ ایجاد تغییرات ساختاری دانست.

این متدولوژی (چارچوب چانگ در استقرار مدیریت فرایند) تمامی مراحل چرخه عمر مدیریت فرایند را که پیشتر در این مقاله به آن پرداختیم، پوشش می‌دهد؛ و از این جنبه یک متدولوژی جامع محسوب می‌شود.

توجه عمده‌ی این متدولوژی به تشکیل تیم‌های تخصصی در ساختار پروژه و سازمان است. در ادامه و در توضیح فازهای متدولوژی، توضیحات بیشتری در این زمینه ارائه خواهد شد.

برای مطالعه ادامه مطلب مربوط به این چارچوب میتوانید به این صفحه مراجعه نمایید.