در این مطلب قصد دارم به معرفی ابزار KiSSFLOW نرم فزار BPMS محصول BPM شرکت گوگل که احتمالاً با آن آشنا نیستید بپردازم.

کلیات کار به اینصورت است که پس از ساخت فرایند موردنظر در بستر اینرنت در نرم فزار BPMS که در این مطالب به ذکر مراحل آن بطور اجمالی میپردازم، کاربران در جی میل خود قادر خواهند بود به اجرای فرایند پرداخته و کارتابل جریان کار خود را مشاهده نمایند.  

هزینه استفاده از این سیستم چندان بالا نبوده و هر کاربر و حتی بصورت سالیانه قابل اجراه کردن است.

این یک از سونامی های پیش رو در حوزه نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایند است.

برای مطالعه کامل این مطلب اینجا را کلیک کنید. 

شرکتAudi سازنده وسایل نقلیه و زیرمجموعه ی شرکت (Audi Ag) با مطالعه و تحقیق گسترده در زمینه کاهش فعالیت های دستی سازمان تشخیص داد که با کاهش فعالیت ها و انجام امور دستی در شرکت می تواند میزان بهره وری و استانداردسازی خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. در این راستا شرکت Audi  تصمیم گرفت به منظور کنترل و شفافیت بیشتر روی فرآیندهای اداری و مدیریتی، با توسعه یک راهکار BPM تغییرات اساسی در عملکرد خود ایجاد کند.

با توجه به شباهت­ های جزئی که بین(Work Flow Management System) WFMS های موجود در برخی از سیستم­ های اتوماسیون اداری و BPMS (Business Process Management System) وجود دارد، برخی بر این گمانند که این دو ابزار دارای ویژگی­ها و قابلیت­های یکسان می­باشند. بر همین اساس بر آن شدم تا با ذکر تفاوت­های اصلی آن دو به روشن تر شدن مطلب بپردازم.

در رویکرد طراحی، یک سیستم جامع نرم افزاری تعدادی زیر سیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شوند. با این حال مشکل اساسی ....

یکی از شرکتهای مشاوره مدیریت برتر دنیا که حضور ذهن ندارم گارنتربود، فورستر بود، IDG بود ادعا کرده بود که BPMS تا 46 درصد بهره وری رو افزایش می ده. اوایل برام خیلی جای تعجب داشت که مگه میشه یه همچین چیزی.

بعد یکی دیگه از اونها گفته بود که بیش از نیمی از 500 شرکت برتر دنیا از BPMS استفاده می­کنند.

برام جالب بود که مگه میشه واقعا بهره وری رو 46 درصد افزایش داد.

بعدا که تو پروژه­های مختلف BPMS مشارکت کردم، کم کم این موضوع بهم ثابت شد. در این پست می­خوام روش­های مختلفی رو که BPMS باعث میشه بهره­وری افزایش پیدا کنه رو براتون تشریح کنم.

مواردی که در اینجا ذکر می­کنم، احتمالاً خیلی عجیب و غریب نخواهد بود و خودتون با کمی تامل نه تنها این موارد بلکه موارد دیگه و تکمیلی­تر هم به ذهنتون خطور می­کرد. همین جا ازتون خواهش می­کنم اگر مورد دیگه­ای به ذهنتون رسید حتما مطرح کنید.

اولین عاملی که BPMS از طریق اون باعث افزایش بهره­وری میشه، صرفه­جویی بسیار قابل ملاحظه­ای است که در طول پروسه تولید نرم­افزار ایجاد می­کنه. یعنی اینکه شما دیگه لازم نیست یه تیم از تخصص­های مختلف مثل برنامه­نویس و تحلیلگر رو برای زمانی نسبتاً طولانی به خدمت بگیرید و در زمان بسیار کمتر از روش­های سنتی تولید نرم­افزار می تونید به سیستم موردنظرتون برسید. موسسات مشاوره مدیریت مثل همون هایی که قبلا اسمشون رو بردم میگویند شما با 15 درصد از زمان و انرژی روش­های سنتی تولید نرم­افزار، از طریق BPMS به سیستم خواهید رسید. خوب صرفه جویی 85 درصدی تو مراحل تولید نرم افزار در افزایش بهره­وری بسیار چشمگیر خواهد بود.

عامل دوم افزایش بهره­وری به وسیله BPMS، انجام مکانیزه امور و فرایندهای سازمانی است. یعنی وقتی شما در شرکت یا سازمانتون فرایندها را از طریق BPMS مکانیزه کرده و بصورت مکانیزه انجام می­دهید، خیلی از انواع اتلاف­های ممکن مثل تاخیر، زمان طولانی پاسخگویی، جابه جایی و انتقال رو نخواهید داشت.

عامل بعدی افزایش بهره وری از طریق BPMS انجام برخی از Taskهای روتین توسط خود سیستم است. یعنی در BPMS شما لازم نیست برای وظایف روتینی که بارها و بارها تکرار می­شوند، نیروی انسانی به اون کارها تخصیص و سیستم مدیریت فرایندها خودش می­تونه اون وظایف رو انجام بدهد. مثل ثبت سند مالی در سیستم مالی که BPMS می تونه اینکار رو انجام بده و دیگه نیازی به وجود فردی برای ثبت سند وجود ندارد. البته این مثال خیلی کلی بود و میشه در مرو دمبسوط صحبت کرد تا صحتش بیشتر و دقیق­تر اثبات بشه

کنترل زمان انجام فرایندها از طریق BPMS. دوستان مهندسی صنایع من می­دانند که یکی از روش­های بهبود فرایندها و سنجش آنها، سنجش زمان و هزینه انجام فرایندها و وظایف داخل آنها است. برای اینکار روش­های مختلف کارسنجی و زمانسنجی وجود داره که انجامشون مستلزم صرف زمان و نیروی انسانی زیادی است. BPMS این قابلیت رو داره که زمان انجام هر یک از وظایف را بدون انجام اقدام خاصی محاسبه کنه و در نهایت زمان انجام فرایند رو محاسبه کند.

انواع روش­های تخصیص و تقسیم کار: در خیلی از BPMS انواع روش­های تخصیص و تقسیم کار وجود داره. مثلا میشه تعیین کرد که کار رو By Load  تخصیص بده. یعنی کار رو بزنه تو کارتابل اونی که کارش از همه کمتره

قرار دادن مهلت زمانی برای انجام فعالیتها

شناسایی گلوگاه­ها از طریق ابزار BAM (Business Activity Monitoring)  موجود در  BPMS. ان شا الله در پست­های بعدی بهش مفصل­تر می پردازم.

• مستندسازي و تعریف فرآیندها
• خودکار سازي اجراي فرآیندها
• شناسایی فرصتها و بهبود فرآیندها
• حذف فعالیتهاي غیر ضروري
• کنترل کارایی فرآیندهاي در حال اجرا
• همکاري مشتري ها و شرکا در فرآیندهاي تجاري
• کاهش منابع مورد نیاز
• افزایش هماهنگی
• افزایش سرعت اجراي سیکل فرآیندها
• افزایش رضایتمندي مشتري
• چابکی سازمان

• سیستم‎های خبره بخش خاصی از فعالیت‎های یک واحد سازمانی را مکانیزه کرده و تقریبا نگاه عمودی دارد.
• در مقابل سیستم‎های خبره، BPMS کل فرآیندهای سازمان را مکانیزه نموده و نگاه افقی در مکانیزاسیون دارد.
• وجود BPMS درکنار آنها خلاء بین سیستم‎های خبره را به منظور مکانیزاسیون سایر فعالیت‎ها و فرآیندهای سازمان پر خواهد نمود.
• BPMS بین فرآیندها و سیستم‎های خبره یکپارچگی ایجاد می‎نماید.

• روشي منعطف براي مکانيزه کردن و کنترل فرآيندهاي عملياتي و غير عملياتي سازمان
• نظم بخشيدن به فعاليت ‎هاي سازماني در راه رسيدن به اهداف
• بهينه ‎سازي ارتباط بين واحدهاي يک سازمان با حرکت فرآيندها در عرض سازمان
• بهينه ‎سازي زمان اجراي فرآيندها در سازمان
• بهينه ‎سازي ارتباط با سازمان ‎هاي همکار
• برقراري ارتباط با تمامي سيستم ‎هاي داخلي سازمان و توليد سيستم ‎هاي جديد با ترکيب آنها
• استفاده بهينه از منابع سازمان
• کاهش ريسک‌ها در سازمان
• کاهش هزينه و افزايش بهره ‎وري در سازمان
• ايجاد چابکي در سازمان در مقابل تغييرات مورد نياز
• افزايش رضايت ‎مندي مشتريان و ارباب رجوع

بسیاری از مدیران «کاهش هزینه های اجرایی» و «افزایش میزان بهره‌وری» را به عنوان برترین مزایای BPM عنوان کرده اند.

شرکت تحقیقاتی IDG با پرسش از 400 مدیر IT نظرات آنها را در مورد نتایج استفاده از BPM جویا شده است.

به نقل از ebizQ، از این تعداد مدیران، 100 نفر آنها آمریکایی و 100 نفرشان اروپایی بودند و 200 تن نیز در آسیا و اقیانوسیه سکونت داشته‎اند. 

 وقتی از این افراد سوال شد که استفاده از مدیریت فرایندهای تجاری یا همان BPM چه نتایجی برای گذشته و حال سازمان تحت امر آنها به همراه داشته است، اکثر آنها دو عامل «کاهش هزینه‎های اجرایی» و «افزایش میزان بهره‎وری» را به عنوان برترین مزایای BPM معرفی نموده‎اند.

 26 درصد این پاسخ دهندگان نیز گفته‎اند که استفاده از BPM نوآوری و ابداعات آنها را افزایش داده است.

 در این بررسی همچنین مشخص شد که دست یافتن به ثمرات BPM، در نهایت منافع سرشاری برای سازمان به دنبال خواهد داشت.

 بسیاری از پاسخ دهندگان، مواردی همچون افزایش بهره وری (46 درصد)، کاهش هزینه‌های اجرایی (46 ٪) و بهبود کیفیت سرویس‎ها یا محصولات (45 ٪) را از جمله نتایج قابل توجه استفاده از BPM ذکر کرده‎اند.

 بر اساس این گزارش برخی سازمان‎ها نسبت به استفاده از BPM مردد هستند و از صرف هزینه‎هایی که اجرای این کار مستلزم آن است واهمه دارند ولی این تحقیق به خوبی نشان می‎دهد که حدود نیمی از شرکت‎هایی که به بهره‎گیری از BPM روی آورده‎اند و در این راه پول صرف نموده‎اند، نه تنها متضرر نشده‎اند بلکه میزان بهره وری آنها سیر صعودی داشته یا هزینه‎های سازمانی آنها در کل کاهش یافته است.