در ادامه پست ها، تصمیم گرفتم دوستان و همکاران عزیزم را با ارزش افزوده هایی که نرم افزار BPMS در سازمان های پیشرو دنیا ایجاد کرده است بیشتر آشنا نمایم. برای همین منظور اقدام به بررسی، گلچین، ترجمه و چاپ داستان موفقیت شرکتهایی که اقدام پیاده سازی نرم افزار BPMS کرده اند، گرفتم که ان شا الله در ادامه به استحضار دوستان عزیزم خواهد رسید.

شرکتAudi سازنده وسایل نقلیه و زیرمجموعه ی شرکت (Audi Ag) با مطالعه و تحقیق گسترده در زمینه کاهش فعالیت های دستی سازمان تشخیص داد که با کاهش فعالیت ها و انجام امور دستی در شرکت می تواند میزان بهره وری و استانداردسازی خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. در این راستا شرکت Audi  تصمیم گرفت به منظور کنترل و شفافیت بیشتر روی فرآیندهای اداری و مدیریتی، با توسعه یک راهکار BPM تغییرات اساسی در عملکرد خود ایجاد کند.

شرکت Audi ابتدا تصمیم گرفت راه کار BPM را در واحد مالی خود پیاده سازی کند چرا که در واحد مالی کلیه فرایندها از اجرا تا بایگانی به صورت کاملاً دستی انجام می شد. این شرکت تا آن زمان از سیستم مدیریت مالی SAP استفاده می کرد و Bizagi را به عنوان یک راه حل BPM مکمل سیستم مالی خود برای خودکارسازی فرآیندهایش انتخاب کرد چرا که نیازمند یک راه حل با کاربری آسان، اجرای راحت و قابلیت خودکارسازی فرآیندهای روزانه شرکت بود.

هدف استفاده از این راه کار کاهش اعتماد بر انجام امور دستی شرکت و افزایش شفافیت و کیفیت کار بود. با موفقیت راه کار BPM در بخش مالی شرکت Audi ، این راه کار در دیگر بخش ها استفاده شد و همچنین در دیگر شعبه های Audi در نقاط دیگر دنیا نیز مورد استفاده قرار گرفت.

شرکت Audi  ژاپن ابزارهای BPM گوناگونی را مورد بررسی قرار داد و نهایتاً راه کار BPM بیزاجی را انتخاب کرد چرا که BPMS بیزاجی دارای کاربری آسان، قابلیت انعطاف بالا بود و همچنین طراحی مدل و دیاگرام یک فرآیند با بیزاجی بسیار راحت و آسان بود و به راحتی در یک محیط اجرای آزمایشگاهی قابل تست کردن بود. به این ترتیب Bpms بیزاجی یک راه حل کامل و بی عیب بود که می توانست کلیه امور و ویژگی های مورد نیاز طراحی مدل فرآیند و مکانیزاسیون یک فرآیند را پوشش دهد.

فرآیندهای ورودی در بخش مالی و اداری شرکت (Audi) از بیش از 20 واحد مختلف در سازمان می آمد که می توانست شامل تآییدیه ای به ارزش بیش از 5 میلیون دلار برای یک کار یا هدف خاص باشد.

در این بخش دائماً نیاز بود که فرآیندها مورد تآیید مدیرعامل یا بقیۀ مدیران قرارگیرند که متآسفانه به علت سفرهای بیش از حد کاری مدیران، دسترسی به آنها با مشکلات زیادی مواجه بود.