وضعیت آگاهی و آموزش BPMS در سازمان شما چگونه است؟
أ- نیاز به BPMS درک نشده است. مدیران ارشد شناخت کلی از این فرآیند دارند ولی کارها به شکل سنتی دنبال میشود.
ب- نیاز به BPMS درک شده است و هم اکنون مدیران به دنبال کسب اطلاعات و آگاهی بیشتر و بررسی جوانب مختلف آن هستند.
ج- مراحل امکان سنجی پروژه BPMS در سازمان شروع شده، مسئولیتها مشخص شده و برنامه آموزشی و فرهنگسازی نیز تهیه شده است.
د- مفاهیم و متد BPMS در سطوح مختلف آموزش داده شده و فرهنگسازی به خوبی در سازمان انجام گردیده است.
ه- دانش و مفاهیم BPMS به تناوب به روز میشود. چند کارگاه تخصصی نیز برای کارشناسان فرآیندی و تیم فناوری اطلاعات برگزار میگردد.
وضعیت تدوین اهداف و استراتژی BPMS در سازمان شما چگونه است؟
أ- به BPMS نیاز نداریم. در سازمان هیچگونه استراتژی و برنامهای برای آن تعریف نشده است.
ب- نیازمندیها و نتایج برخاسته از BPMS بررسی شده است. سازمان در حال انتخاب استراتژیهای مناسب است.
ج- اهداف و استراتژیهای BPMS به صورت کامل تعریف و تصویب شده است، ولی این اهداف الزاماً با اهداف کلان کسب و کار سازمان منطبق نگردیده است.
د- اهداف و استراتژیهای BPMS پس از تعریف، با اهداف کلان سازمان مطابقت داده شده و نگاشتی بین آنها ایجاد گشته است.
ه- استراتژیهای BPMS عملیاتی شده است. میزان تحقق اهداف مرتباً اندازهگیری میشود. با توجه به نتایج به دست آمده، استراتژیها مورد بازنگری قرار میگیرد.
وضعیت تعریف متد و استانداردهای BPMS در سازمان شما چگونه است؟
أ- به BPMS نیاز نداریم. در سازمان هیچ متد و استانداردی برای آن تدوین نشده است.
ب- نیاز به تعریف متد و استاندارد یکپارچه برای سازمان قطعی است و بررسیهای اولیه نیز انجام شده ولی موضوع، نهایی نشده است.
ج- متدها و استانداردهای بکارگیری BPMS در سطوح مختلف فرآیندی و تکنیکی، تعریف و ابلاغ شده است.
د- متدها و استانداردهای تدوین شده، اجرایی گشته و در حال حاضر مورد استفاده قرار میگیرد. یک پورتال نیز برای نگهداری و انتشار مستندات مربوطه در سازمان راه اندازی شده است.
ه- استانداردها و متدهای استفاده شده مطابق با آخرین تحولات فناوری و تغییر نیازهای سازمان بوده و مرتباً مورد بازنگری قرار میگیرد. این استانداردها با سایر استانداردهای سازمان هماهنگ و یکپارچه شده است.
وضعیت آمادگی فرآیندها در سازمان شما چگونه است؟
أ- سازمان نسبت به نگاه فرآیندی خوشبین است ولی فرآیندها استاندارد نبوده و به صورت موردی اجرا میشود.
ب- فرآیندها تا حدی توسعه یافته و تکرارپذیر شده است ولی هنوز بر اساس مدل از پیش تعریف شدهای انجام نمیشود.
ج- عناصر و روش ارائه فرآیندها به صورت شفاف مستند شده و طبق مدل و روالهای تعریف شده ارائه میگردد. با این حال، پایش و ارزیابی صورت نمیگیرد.
د- مدیریت سازمان به پایش و ارزیابی کیفیت فرآیندها پرداخته است. شاخصهای کیفیت برای هر فرآیند تعریف و اندازهگیری میشود.
ه- فرآیندها در تطبیق با تجارب موفق جهانی، بر مبنای نتایج ارزیابی شاخصها در حال بهبود و بهینهسازی مستمر هستند.
در سازمان شما چه واحدی مسئول راهبری و راهاندازی BPMS است؟
أ- واحد مشخصی برای این کار در نظر گرفته نشده و نیازی به آن نیز احساس نمیشود. اقدامات مربوط به بهبود فرآیندها به صورت پراکنده در واحدهای مختلف سازمانی (از جمله معاونتها، واحد بهبود روش ها، واحد تحقیق و توسعه و مدیریت فناوری اطلاعات) پخش شده است.
ب- مدیران سازمان نیاز به یک واحد اختصاصی برای مدیریت و هماهنگسازی کلیه امور مربوط به BPMS را تشخیص دادهاند. بررسیهای اولیه برای تاسیس این واحد آغاز گشته است.
ج- وظایف، نقشها و اهداف تاسیس «مرکز تعالی» برای راهبری BPMS در سازمان تعریف شده است. همچنین مدیریت سازمان، تاسیس مرکز تعالی BPMS را تصویب کرده است.
(منظور از مرکز تعالی (Center of Excellence) یک مرکز هماهنگ کننده است که وظیفه نظارت راهبردی بر طرحها و پروژههای بخشهای مختلف یک برنامه را بر عهده دارد. )
د- مرکز تعالی BPMS سازمان به صورت رسمی راهاندازی شده است. فعالیت راهبری و کنترل پروژه BPMS در سازمان توسط این مرکز در حال انجام است.
ه- مرکز تعالی BPMS سازمان با مراکز مشابه سازمانهای همکار هماهنگ شده است. همچنین فعالیت این مرکز به صورت متناوب در حال بازنگری و اصلاح است.
هماهنگی فناوری اطلاعات با کسب و کار در سازمان شما چگونه است؟
أ- اهداف و برنامههای فناوری اطلاعات سازمان کاملاً مستقل از اهداف کسب و کار است و نیازی به هماهنگی بین آنها احساس نشده است.
ب- طرحها و پروژههای فناوری اطلاعات با هدف پشتیبانی از کسب و کار در حال انجام است. نیاز به هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار احساس شده ولی هنوز اقدام موثری اتخاذ نگردیده است.
ج- مدیریت سازمان، طرحهای ایجاد هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار (مانند طرح معماری سازمانی موسوم به EA و طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات موسوم به ICTMP را تصویب نموده است.
د- تدوین طرح EA یا ICTMP به پایان رسیده و نقشه راه برای هماهنگی بین حوزههای مختلف فناوری اطلاعات (داده، نرم افزار، زیرساخت) با اهداف کسب و کار سازمان تهیه شده است. همچنین متدها و مکانیزمهای این هماهنگی نیز ایجاد و عملیاتی گشته است.
ه- با ارزیابی مستمر نتایج اجرای طرح EA یا ICTMP، میزان هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار سازمان به طور متناوب اندازهگیری شده و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی صورت می پذیرد. در این سطح میتوان ادعا کرد که فناوری اطلاعات در سازمان به درجه چابکی رسیده است.
یکپارچگی نرم افزارهای کاربردی و بانکهای اطلاعاتی در سازمان شما چگونه است؟
أ- نرمافزارهای کاربردی موجود در سازمان یکپارچه نبوده و نیازی به آن احساس نمیشود. هر نرمافزار به صورت یک بخش منفرد و مستقل عمل میکند.
ب- نیاز به یکپارچگی نرمافزارهای سازمان تشخیص داده شده است. سازمان در حال بررسی متدهای یکپارچگی قابل اجراست ولی هنوز هیچ تصمیم روشنی اتخاذ نشده است.
ج- با بررسی متدها و راهحلهای مختلف، سازمان طرحی را برای یکپارچهسازی نرمافزارهای کاربردی و بانکهای اطلاعاتی موجود، تدوین وتصویب نموده است. همچنین برای توسعه یا تامین نرم افزارهای مورد نیاز سازمان در آینده، استانداردهایی تدوین شده تا از قابلیت تعامل آنها با نرمافزارهای موجود اطمینان حاصل گردد.
د- با اجرای طرح یکپارچهسازی نرمافزارهای کاربردی در سازمان، مشکل عدم تعامل نرمافزارهای موجود و جزیرهای عمل کردن آنها تا حدی رفع شده است. همچنین نگاه معماری سرویس گرا – موسوم به SOA – برای استخراج سرویس از نرمافزارهای موجود و اتصال آنها مورد استفاده قرار گرفته است.
ه- کلیه نرم افزارها و زیرساختهای اطلاعاتی سازمان با رویکرد معماری سرویس گرا ارتقاء یافته و یا از نو طراحی شده است. همچنین معماری سرویسگرا در پهنه سازمان – موسوم به ESOA – محقق شده است.
وضعیت به کارگیری نرم افزار BPMS در سازمان شما چگونه است؟
أ- برای BPMS هیچ ابزار جامعی در نظر گرفته شده و نیازی نیز به آن احساس نمیشود.
ب- نیاز به تامین نرم افزار BPMS در سازمان تشخیص داده شده و ارزیابیهای اولیه در خصوص محصولات موجود در بازار نیز صورت گرفته ولی هنوز هیچ محصولی انتخاب نشده است.
ج- با بررسی دقیق نیازمندیهای مورد انتظار سازمان از نرم افزار BPMS و ارزیابی محصولات این حوزه، گزینه نهایی انتخاب شده و مرحله تامین آن نیز آغاز گشته است.
د- نرم افزار BPMS مورد نظر تامین و راه اندازی شده است. همچنین پیادهسازی و اجرای فرایندها به کمک نرم افزار BPMS به صورت پایلوت در برخی حوزههای سازمان اجرا شده است.
ه- تمامی مراحل چرخه حیات فرایندها – از زمان تعریف و طراحی تا زمان اجرا و دیدهبانی – و نیز تحلیل و بهینه سازی به صورت یکپارچه توسط نرم افزار BPMS عملیاتی شده است. سازمان از کلیه ماژولهای نرمافزار BPMS به صورت بهینه استفاده میکند.
در پست بعدی، نحوه کار با پاسخهای ارائه شده به این پرسشها و نتایج به دست آمده را بررسی خواهیم کرد.
برچسب ها : سیستم مدیریت فرایندها, آمادگی برای استفاده از bpms, bpms, مدیریت فرآیند کسب و کار
نوشته شده توسط علی اکبری :
