چه کسانی مسئول خرید نرم افزار BPMS در سازمان هستند؟

در برخی از موارد مشاهده میشود واحد نرم افزار و فناوری اطلاعات بطور مستقل اقدام به انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار  نموده و سایر واحدها از قبیل: سیستم ها و روش ها، تعالی سازمانی و…  را در این فرایند مهم دخالت نمیدهد.

IT  مسئول پیاده سازی فرایندها در BPMS است یا سیستم ها و روش ها؟

میخواهیم به این موضوع مهم بپردازیم که وظیفه پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS بر عهده واحد سیستم ها و روش ها است یا واحد فناوری اطلاعات؟ در واقع انواع  نقش های موجود در در پروژه BPMS را تحلیل و بررسی کنیم.

چه فرآیندی باید به‌عنوان اولین فرآیند در BPMS اجرا شود؟

چرا  انتخاب فرایندهای اول بصورت صحیح از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است؟

در اولین گام پروژه استقرار BPMS در سازمان کمیته پیاده سازی BPMS  باید بداند که چه فرآیندهایی را ابتدا پیاده سازی خواهد کرد. در واقع انتخاب اشتباه در مورد فرایندهای اول (منظور ۵-۱۰ فرایند اول است) جهت پیاده سازی در نرم افزار BPMS میتواند صدمات جبران ناپذیری به پروژه وارد نماید.

به دو دلیل انتخاب فرایندهای اول بصورت صحیح از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است

برای مطالعه قسمت اول این مقاله، اینجا را کلیک کنید

این اتفاق یعنی تغییر قوانین بالادستی تنها یکی از اتفاقاتی است که میتوانند فرایندهای سازمان ما را تغییر دهند. موارد و علل متعدد دیگری نیز وجود دارند از جمله:

سرعت بالای تغییر مدیران در کشور ما

سرعت بالای تغییر پارامترهای اقتصادی از جمله تورم، نرخ ارز و….

شرایط خاص اقتصادی کشور ما از جمله تحریم، برجام و…

اگر ما ابزاری در اختیار داشتیم که میشد خیلی سریعتر فرایند مدیریت توزیع سیمان کشور را مکانیزه کنیم قطعاً این اتفاق نمی­افتاد و زحمات یک تیم متخصص و هزینه های بالای صرف شده بابت این موضوع به هدر نمیرفت.

برای مطالعه ادامه این مقاله، به قسمت ادامه مطلب مراجعه کنید.

یکی از مواردی که خلاء وجود سیستمی مثل BPMS را احساس کردم در یکی از پروژه های بزرگ کشوری بود که حدود 10 سال قبل با موفقیت همراه نبوده و توقعات هیچ یک از طرفین پروژه را تامین نکرد.

داستان از آنجا شروع میشد که بحث سیمان در آن سال ها در کشور به یکی از مقوله های مهم تبدیل شده بود. زیرا با رونق ساخت و ساز، برخی سوء استفاده ها مانع از تامین این کالای اساسی در این صنعت میشد. به عنوان نمونه برخی اقدام به احتکار این کالا نموده یا گران فروشی میکردند. یکی از علت های اصلی این سوء استفاده ها، شفاف نبودن اطلاعات از میزان تولید، توزیع و فروش این محصول بود. یعنی معلوم نبود میزان تولید در هر کارخانه چقدر و میزان توزیع چقدر است و چقدر کالای مازاد در انبارها وجود دارد.

برای مطالعه ادامه این مقاله و دانلود این کتاب الکترونیکی، به قسمت ادامه مطلب مراجعه کنید

آیا بین اتوماسیون اداری با مدیریت فرایند تضادی وجود دارد؟چگونه؟!

مدیریت فرایند دارای اهدافی همچون استاندارد سازی گردش کارها و رویه روال های موجود در سازمان میباشد بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. در همین راستا کارکرد سیستم BPMS مکانیزه کردن فرایندهای سازمان است. یعنی فعالیت هایی که دارای تواتر و تکرار هستند درحالیکه نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است.

در کل به نوعی میتوان بیان کرد که سازمان ها هم به سیستمهایی برای مکانیزه کردن گردش کارهای تکرارپذیر خود (فرایندها) نیازمند هستند و هم به ابزاری جهت مکانیزه کردن گردش کارهای موردی و تکرار ناپذیر. این مطلب کاملاً درست است منتها مگر در یک شرکت یا سازمان حتی ۲الی۳ هزار نفره، چقدر باید گردش کار غیرقابل پیش بینی داشت؟

برای مطالعه ادامه این مقاله،به قسمت ادامه مطلب مراجعه کنید

کتاب BPMS به زبان ساده و کاربردی چاپ و آماده گردیده است.متخصصان گرامی میتوانند با شماره تلفن ما تماس بگیرند و جهت تهیه این کتاب ارزشمند،اقدام کنند.

برای دریافت شماره تماس ما و مطالعه فصل اول این کتاب،به ادامه مطلب مراجعه کنید...

جلسه بیست و دوم دوره آموزشی BPMS
موضوع جلسه: BPMS پلی است برای رسیدن به ERP

نوع آموزش: متن و تصویر
این سئوالی است که ذهن بسیاری از سازمان ها و شرکتهای کشور ما را مشغول خود کرده است.
شرکت ما در حال تهیه BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است، آیا دیگر نیازی به ERP وجود ندارد؟ یا بر عکس، شرکت ما در شرف تهیه ERP است، آیا دیگر نیازی به BPMS وجود ندارد؟

فرآیند: DNA تمامی سیستم های مدیریتی است.

• مقوله فرایند در انواع پروژه های زیر کاربرد دارد:
• معماری سازمانی
• انواع استانداردها از جمله ایزو
• تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعاتی
• ERP
• استراتژی
• بهبود بهره وری و عارضه یابی
• و...

برای مشاهده فیلم میتوانید اینجا را کلیک کنید. 

---------------------------------------------------------------------------------------------------

فیلم دوم: تفاوت bpm-bpmn-bpms

BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار یک رویکرد مدیریتی است که به دنبال بهبود سازمان از طریق بهبود تدریجی فرایندها است. BPMN یکی از کاملترین زبان های مدلسازی فرایندها است. BPMS زیرساخت نرم افزاری است که از طریق آن میتوان فرایندهای سازمان را مکانیزه نمود. 

برای مشاهده فیلم میتوانید اینجا را کلیک کنید. 

------------------------------------------------------------------------------------------------------

فیلم سوم: چرا مدیریت فرایند مهم است؟؟

 در این فیلم خواهید دید:

• اهمیّت مدیریت فرآیندهای كسب وكار؟
• مزایای مدیریت فرآیندهای كسب وكار (BPM)
• سازمان وظیفه ای و معایب آن
• مدیریت فرایند محور
• فرایندگرایی و وظیفه گرایی
• و....

 برای مشاهده فیلم میتوانید اینجا را کلیک کنید. 

با عنایت به اهمیت بحث ساده و روان سازی گردش کارها و فرایندهای سازمانی و تاکیدات محکم مراجع بالادستی از جمله سازمان مدیریت و برنامه ­ریزی کشور و ریاست جمهوری، آموزش و فرهنگ­سازی در حوزه BPM، BPMN  و  BPMS به عنوان مرحله اول و پیش نیاز اساسی فعالیت­های به منظور  مدیریت وبهبود فرایندها و گردش کارهای سازمانی و تحقق دولت الکترونیک تلقی می­گردد که در بخش­نامه دوره­ های آموزشی کارکنان دولت در حوزه فناوری اطلاعات صفحه ۲۲ و ۲۳ نیز صراحتاً به آن اشاره شده است.

از اینجا میتوانید اطلاعات تکمیلی را دریافت نمایید. 

گارتنر، یکی از شرکت‎های مشاوره‎ای پژوهشی معتبر جهانی، چهار سناریوی کاربرد BPMS را به شرح ذیل از هم تفکیک کرده است:

1. پیاده‎سازی نرم‎افزار
به معنای توسعه یک نرم‎افزار برای پوشش یک فرآیند خاص. از آنجا که BPMS ها بر مدل مبتنی هستند، تغییر و اصلاح نرم‎افزار هم با دستکاری در مدل نرم‎افزاری میسر است. معمولاً در این مورد سازمان‎ها ترجیح می‎دهند از سیستم‎های موجود در قالب یک مدل نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) استفاده کنند.

2. برنامه بهبود مستمر

هنگامی که «شفافیت و چابکی» در بهبود فرآیندهای اصلی سازمان مورد نظر باشد، از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPMS استفاده می‎شود.

3. پشتیبانی از معماری سرویس گرا (SOA)

واحدIT سازمان با به‎کارگیری BPMS می‎تواند همکاری بیشتری در اولویت‎بندی برنامه‎های SOA و مهندسی مجدد نرم‎افزارهای موجود را به دست آورد.

4. برنامه مهندسی مجدد

مدل‎سازی و پیاده‎سازی فرآیند توسط BPMS بسیار جذاب است.
این سناریو _که تصمیم‎گیری در مورد آن بر عهده مدیریت کلان سازمان است _ ممکن است با سناریوهای 2و 3 هم‎پوشانی پیدا کند.
در هر چهار سناریو نیازها و ظرفیت‎های مشترکی به چشم می‎خورد:

• استفاده از مدل‎های کسب و کار برای افزایش اشتراک نظرها
• مدیریت یکپارچه منابع مختلف شامل عوامل انسانی، سیستم‎ها و جریان داده‎ها
• ساده‎تر کردن مدیریت استثناها
• قرار دادن سیستم‎های موجود در قالب یک نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) مبتنی بر مدل پایش به موقع فرآیند
• مشارکت بهتر IT و کسب و کار در چرخه بهبود و توسعه ابزارهای جدید
• توانایی مدیریت فرآیندهای بلندمدت
• مدیریت تعاملات با مشتریان

یک BPMS مناسب، سیستمی است که از مجموعه‎ای از ابزارهای کارآمد تشکیل شده باشد و  این ابزارها براساس یک معماری کلان در کنار هم قرار بگیرند.

این ابزارها به سازمان امکان می‎دهد تا براساس نیاز فعلی و همچنین چشم‎اندازهای توسعه و نیازهای آتی خود، نسبت به راه‎اندازی یک سیستم BPMS اقدام کند.

• ابزار طراحی فرآیند ( Process Designer )
• موتور مدیریت فرآیند (Process Engine )
• ابزار ساخت و طراحی مدل داده (Data Model Designer)
• ابزار پیگیری فرآیندها و ثبت تاریخچه (Tracking)
• ابزار پایش فعالیت‎ها (Monitoring Activity Business )
• ابزار تعیین قواعد کسب و کار (Polices Business Rules)
• ابزار ساخت قواعد کسب و کار (Engine Rule )
• ابزار تعریف اعلان و هشدار (Designer Alert )
• موتور مدیریت اعلان و هشدار ( Engine Alert)
• ابزار طراحی فرم‎ها (Form Designer)
• ابزار مدیریت فرم‎ها (Form Engine)
• ابزار طراحی چارت سازمانی، ایفا کنندگان نقش‎ها (Allocation Resource )
• ابزار تعریف گزارش ها (Report Designer)
• موتور مدیریت گزارش ها (Report Engine)
• داشبورد شاخص‎های کلیدی و هزینه‎ای فرآیندها (Process Dashboard)
• داشبورد وظایف (Task Dashboard)
• ابزار تست فرآیند (Process Test Engine)
• ابزار انتقال فرآیندها از محیط تست به محیط اجرا (BPM Transfer Tool)
• رابط متمرکز مبتنی بر وب جهت دسترسی به فرآیندها و گزارشات (Web Work Portal)

• وظيفه تعريف فرآيندهاي گردش کار، مديريت و اجراي آن را در سازمان به طور کامل بر عهده گرفته و با ترتيبي که از قبل مشخص شده، نرم افزارها و منابع مورد نياز را براي اجراي فرآيند فراخواني مي‎کند.
• تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که تمرکز آن بر جنبه‎های عملیاتی و ترتیب (توالی) است.
• تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‎ها طبق روال‎ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎گونه تجزیه و تحلیلی روی داده‎ها انجام می‎شود.
• بعبارتی می‎توان گفت موتور گردش کار نقش یک پستچی را دارد که فقط وظیفه آن جابجایی پاکت نامه است بدون اینکه از محتوای درون آن هیچ‎گونه اطلاعی داشته باشد و بتواند تجزیه و تحلیلی روی محتوای داده‎ها انجام دهد.
• رویکرد آن، رویکرد وظیفه‎ای است نه فرآیندی
• امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎های داده سیستم‎های دیگر به راحتی و سادگی امکان‎پذیر نیست.
• روش اجرای آن با استفاده از موتور گردش کار جاسازی شده در سیستم‎های اتوماسیون اداری است.
• عدم قابلیت ارائه سیستم گردش کار در قالب یک بسته نرم‎افزاری جداگانه
• همراه سیستم گردش کار، سیستم‎های فرم‎ساز و گزارش‎ساز هم باید تهیه شود. چرا که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‎ساز و گزارش‎ساز نیست.
• قواعد کاری ساده را پوشش می‎دهد.
• انتظارات یکپارچه‎سازی آن محدود است.
• محیط طراحی فرآیند و فرم‎ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات حتما باید از متخصصین خبره برنامه‎نویس استفاده کرد.
• عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند به دلیل استفاده از کدنویسی‎های طاقت فرسا و زمان‎بر
• امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎پذیر نیست
• کم و محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدلسازی و طراحی فرآیند
• عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آنها (Versioning)
• قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
• عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
• عدم توانایی در پایش اطلاعات

در مقابل، سیستم‎های BPMS:

علاوه بر رفع تمامی عیوب مندرج در بالا، نقاط قوت زیر را نیز پوشش می¬دهد:

• نگاه کاملا فرآیندی به فعالیت‎های سازمان دارد.
• قابلیت اتصال سریع و آسان به پایگاه داده سایر سیستم‎های سازمان و ایجاد یکپارچگی در سازمان دارد.
• پوشش انواع قواعد کاری در ابعاد مختلف را دارد.
• پشتیبانی از نسخ متعدد یک فرآیند (Versioning) که یکی از قابلیت‎های بسیار مهم BPMSها است.
• پایش مراحل مختلف فرایندهای کسب و کار را دارد (فناوری BAM).
• عدم نیاز به متخصص برنامه‎نویسی برای ساخت و پیاده‎سازی فرآیندها
• ردگیری هوشمند کسب و کار
• قابلیت انعطاف‎پذیری بالا در تغییر فرآیند و بهبود آن
• ....

امروزه استفاده از سیستم‎های برنامه‎ریزی منابع سازمان (یا همان  ERP) در صنعت و خدمات رواج یافته است و این سیستم‎ها از جمله ابزارهای پررونق فناوری اطلاعات محسوب می‎شود.

سیستم‎های BPMS نیز هر چند در بین اهالی کسب و کار کمتر شناخته شده است ولی چند دهه پیشینه تکامل دارد.

هر دوی این سیستم‎ها ادعای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای سطح عملیاتی سازمان را دارند و البته هر کدام راهکار ویژه‎ای را برای نیل به این هدف عرضه می‎نماید.‎

در این قسمت، می‎خواهیم تفاوت‎ها و شباهت‎های سیستم‎های ERP و BPMS را بررسی کنیم.

سیستم‎های ERP و BPMS با قابلیت‎های فنی متفاوتی توسعه یافته‎اند. این تفاوت‎ها را می‎توان در کاربردهای هر کدام مشاهده کرد.

در اصل فناوری فرآیندی از سه نوع کاربرد پشتیبانی می‎کند:

1. گردش کارهای دربردارنده‎ی انسان ها
2. گردش کارهای دربردارنده‎ی سیستم‎ها و کاربردها
3. گردش کارهای تراکنشی

این سه نوع کاربرد برای نشان دادن تفاوت بین سیستم‎های ERP و BPMS مفید هستند.

• سیستم‎های BPMS برای مدل‎سازی گردش کارهای شامل انسان و سیستم‎های نرم‎افزاری (نوع 1 و 2) بخصوص در مواردی که سیستم‎ها خودکار و ناهمگن هستند، مناسب‎ترند.
• در مقابل، سیستم‎های ERP برای مدل‎سازی گردش کارهای تراکنشی مناسب‎تر هستند؛ البته اگر گردش کارهای تراکنشی، سیستم‎های ناهمگن را در برداشته باشد، باز هم BPMS بهتر است.
سازمان‎ها ممکن است به سیستم‎های ERP و BPMS یا هر دو نیاز داشته باشند.
• سیستم های مدیریت کار بیشتر برای مدیریت فرآیند، شامل یکپارچه‎سازی نرم‎افزارها و داده‎های ناهمگن، خودکار و سیستم‎های توزیع شده به کار می‎آیند.
• بیشتر BPMS ها مستقل از حوزه کاری هستند و بنابراین می‎توان آنها را در هر بخش از کسب و کار، پیاده‎سازی و استفاده کرد.
• سیستم‎های ERP داده محورند و از این لحاظ بیشتر روی مدیریت اطلاعات و یکپارچه‎سازی داده‎ها متمرکزند.
• همچنین این نوع سیستم‎ها به حوزه کاری خاصی وابسته‎اند.
• قالب‎های کسب و کار عرضه شده در ERP برای بخش خاصی تولید می‎شود (مانند مالی، نیروی انسانی، تولید و ...)
• سیستم‎های ERP برای یک واحد سازمانی، کل سیستم یا سیستم‎های بین سازمانی که در مقیاس ملی یا بین المللی فعالیت می‎کنند، بسیار مناسب‎اند به شرطی که تطابق خوبی بین فرآیندهای سازمان مورد نظر و نرم‎افزارهای تعبیه شده در ERP وجود داشته باشد.
• در گذشته مشتریان ERP به دلیل اختصاصی بودن اینترفیس‎ها، به فروشنده خاصی وابسته می‎شدند ولی در روند جاری که فروشندگان ERP در پیش گرفته‎اند، منطق گردش کار از منطق وظیفه‎ای جدا می‎شود و این مزیت در اختیار مشتریان قرار می‎گیرد که بتوانند از این ابزارهای ERP  در شکل وب سرویس استفاده کنند.

اگر چه پیاده‎سازی BPMS در سازمان با مزایای فراوانی همراه است، ولی مسلماً انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیند مناسب با وضعیت کسب و کار سازمان، توانایی مالی آن و مهارت کارکنان نیز به نوبه خود از اهمیت بسیاری برخوردار می‎باشد.

بر این اساس، یک سری معیارها و راهکارهایی وجود دارد که سازمان‎ها با تکیه بر آنها در تصمیم‎گیری خود، در نهایت می‎توانند مطمئن شوند که یک BPMS مناسب انتخاب نموده‎اند.

برای دیدن این معیارها کلیک کنید....

 قبل از راه اندازی BPMS در سازمان باید مقدمات آن را فراهم کرد.

در این بخش نحوه ارزیابی آمادگی سازمان‎ها برای استفاده از BPMS را مورد بررسی قرار می‎دهیم.

در این راستا هشت سوال تدوین شده و برای هر سوال نیز پنج پاسخ در نظر گرفته شده است.
تکمیل کننده پرسشنامه باید با توجه به وضعیت سازمان خود، مناسب‎ترین گزینه را انتخاب کند.

از میان پنج گزینه‎ای که به هر سوال اختصاص داده شده است، موارد ابتدایی نشان دهنده عدم آمادگی و موارد انتهایی، به آمادگی بیشتر سازمان اشاره دارد.

و اما سوالات...

گارتنر، یکی از شرکت‎های پژوهشی مهم و معتبر، چهار سناریوی کاربرد BPMS را از هم تفکیک کرده است؛ به شرح ذیل:

1.     پیاده‎سازی نرم‎افزار

به معنای توسعه یک نرم‎افزار برای پوشش یک فرآیند خاص، از آنجا کهBPMS ها بر مدل مبتنی هستند، تغییر و اصلاح نرم‎افزار هم با دستکاری در مدل نرم‎افزاری میسر است.
معمولاً در این مورد سازمان‎ها ترجیح می‎دهند از سیستم‎های موجود در قالب یک مدل نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) استفاده کنند.

2.     برنامه بهبود مستمر

هنگامی که «شفافیت و چابکی» در بهبود فرآیندهای اصلی سازمان مورد نظر باشد، از BPMS  استفاده می‎شود.

3.      پشتیبانی از معماری سرویس گرا  (SOA)

واحدIT  سازمان با به‎کارگیری BPMS می‎تواند همکاری بیشتری در اولویت‎بندی برنامه‎های SOA و مهندسی مجدد نرم‎افزارهای موجود را به دست آورد.

4.      برنامه مهندسی مجدد

مدل‎سازی و پیاده‎سازی فرآیند توسط BPMS بسیار جذاب است.
این سناریو _که تصمیم‎گیری در مورد آن بر عهده مدیریت کلان سازمان است _ ممکن است با سناریوهای 3 و 2 هم‎پوشانی پیدا کند.
در هر چهار سناریو نیازها و ظرفیت‎های مشترکی به چشم می‎خورد:

• استفاده از مدل‎های کسب و کار فهم برای افزایش اشتراک نظرها
• مدیریت یکپارچه منابع مختلف شامل عوامل انسانی، سیستم‎ها و جریان داده‎ها
• ساده‎تر کردن مدیریت استثناها
• قرار دادن سیستم‎های موجود در قالب یک نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) مبتنی بر مدل پایش به موقع فرآیند
• مشارکت بهتر IT و کسب و کار در چرخه بهبود و توسعه ابزارهای جدید
• توانایی مدیریت فرآیندهای بلندمدت
• مدیریت تعاملات با مشتریان